Продолжая цикл статей о достижении успеха и повышении личной эффективности, хочу предложить вашему вниманию одно простое правило, позволяющее существенно повысить личную эффективность – правило 2 минут.
Очень многие люди в своей работе, бизнесе и даже занятии домашними делами сталкиваются с одной общей проблемой – нехваткой времени. К сожалению, время – это невосполнимый человеческий ресурс, и как-то увеличить его в любом случае не получится.
Правило 2 минут разработал и ввел в обиход Дэвид Аллен – эксперт и консультант родом из США, работающий над вопросами повышения личной эффективности и посвятивший этому несколько книг. Наиболее популярной его книгой является “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, которая в русских переводах известна под названиями “Как привести дела в порядок?”, “Как разобраться с делами?”, “Искусство продуктивности без стресса”. Дословно первую часть названия книги можно перевести как “Доведение дел до завершения”. Именно в этой книге Дэвид Аллен предлагает своим читателям использовать для повышения личной эффективности простое правило двух минут. Примечательно, что предложенная система Дэвида Аллена была одобрена несколькими научными институтами, сейчас она преподается и применяется во многих странах мира.
Итак, в чем же заключается правило 2 минут?
Суть правила двух минут проста: если какое-либо дело требует для завершения 2 минуты и менее – сделайте его прямо сейчас.
Во время любого рабочего процесса либо даже просто в домашних вопросах у каждого человека накапливается определенный перечень дел, задач, которые необходимо выполнить. Очень часто эти задачи можно решить за минимальное время (на протяжении 2 минут), но, откладывая их на потом, человек формирует огромный “груз” нерешенных вопросов, который тянется за ним, постоянно обрастая новыми делами и увеличиваясь в своих объемах. Кроме того, когда мелких нерешенных дел становится слишком много, особенно – если они нигде не фиксируются, человек обязательно забудет выполнить что-нибудь важное, и это уже может привести к определенным негативным последствиям. Ну и, конечно же, при одновременном выполнении огромного количества скопившихся дел, существенно пострадает качество их выполнения.
Откладывание пусть даже самых простых дел “в долгий ящик” неизбежно влечет за собой снижение эффективности любого процесса.
Правило двух минут во многом решает эту проблему, способствуя, тем самым, повышению личной эффективности в любом процессе. Алгоритм правила 2 минут очень прост:
1. Оцените время, необходимое для выполнения вами необходимой задачи.
2. Если это время менее или равно 2 минутам – выполняйте ее прямо сейчас, никуда не откладывая.
3. Если это время более 2 минут – отложите выполнение задачи до того момента, как у вас появится необходимое свободное время.
Конечно же, не стоит воспринимать правило 2 минут чересчур буквально. К примеру, если вы не смогли точно оценить необходимое время, и выполнение задачи заняло у вас 2,5, 3, 5, 10 минут – ничего страшного – вы получили опыт, и теперь в дальнейшем будете более четко представлять, сколько времени требует такая работа. Ни в коем случае не нужно бросать выполнение начатого дела, если вы его уже начали, даже если вы не вписываетесь в двухминутный лимит.
Конечно же, правило 2 минут нельзя рассматривать как панацею от всех проблем. Тем не менее, его регулярное применение будет способствовать повышению личной эффективности и избавит вас от нагромождения нерешенных вопросов, которое всегда не только снижает эффективность любого процесса, но и может привести к психологическому дискомфорту, даже может вызвать стресс. Правило двух минут отлично работает и во время рабочего процесса, и при решении бытовых и личных вопросов.
